1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de Adaptio es Adaptio Systems S.L., propietaria y operadora de la plataforma. Puedes contactar con nosotros en hola@adaptio.eu.

Adaptio está en fase de piloto con un primer cliente ancla, que aporta criterio técnico y metodología de trabajo en un proceso de dogfooding — pero es un cliente (tenant) más de Adaptio, no la propietaria del servicio ni la responsable del tratamiento de los datos del resto de organizaciones que usan la plataforma.

Cada organización cliente (tenant) es responsable de los datos personales de terceros —por ejemplo, personas de contacto de la empresa industrial evaluada— que introduce en sus propios expedientes. En esa relación, Adaptio Systems S.L. actúa como encargada del tratamiento por cuenta de la organización cliente.

2. Qué datos se recogen

Adaptio recoge únicamente los datos necesarios para prestar el servicio:

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico profesional, organización y rol dentro de esa organización.
• Datos de expediente: evidencias (fotografías, manuales, fichas técnicas, declaraciones de conformidad, mediciones) y datos de la empresa cliente evaluada, como razón social, dirección, planta o zona y número de trabajadores, en la medida en que son necesarios para elaborar el informe técnico correspondiente.

Adaptio no recoge datos personales de los trabajadores de la empresa industrial evaluada que no sean estrictamente necesarios para la evaluación técnica del equipo o instalación. No se recogen datos de pago: la plataforma no tiene integrado actualmente ningún procesador de pagos.

3. Finalidad del tratamiento

• Prestar el servicio: gestión de expedientes, evidencias e informes técnicos.
• Gestionar la cuenta, la organización y las invitaciones de usuarios.
• Comunicaciones de servicio (avisos técnicos, cambios relevantes en la plataforma).
• Seguridad, prevención de fraude e integridad de los expedientes.
• Mejora del producto a partir de información agregada, sin identificar a personas concretas.

4. Base legal

Tratamos los datos de cuenta y de expediente sobre la base de la ejecución del contrato de prestación del servicio suscrito por tu organización (art. 6.1.b RGPD). Determinados tratamientos —como las medidas de seguridad o la mejora del producto a partir de información agregada— se basan en nuestro interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). Cuando un tratamiento futuro lo requiera de forma explícita —por ejemplo, el uso de cookies de analítica— se solicitará el consentimiento previo del usuario.

5. Conservación de datos

Los datos se conservan mientras la cuenta y la organización permanezcan activas en la plataforma. Dado el valor técnico-legal de los informes generados, determinados datos de expediente pueden conservarse durante el plazo adicional necesario para cumplir obligaciones legales de trazabilidad aplicables al sector. Tras la baja de una cuenta u organización, los datos se eliminan o anonimizan en un plazo razonable, salvo que exista una obligación legal de conservación superior.

6. Encargados del tratamiento

Para prestar el servicio, Adaptio Systems S.L. se apoya en los siguientes encargados del tratamiento, cada uno con una función acotada y necesaria para el funcionamiento de la plataforma:

• Supabase: aloja la base de datos PostgreSQL de la plataforma, gestiona la autenticación de usuarios y almacena los ficheros (evidencias y documentos técnicos) que suben las organizaciones clientes.
• OpenAI (proveedora principal del modelo de inteligencia artificial que usa Adaptio): recibe, para su análisis automatizado, las fotografías y la documentación técnica que las organizaciones clientes aportan como evidencia, junto con los datos del expediente estrictamente necesarios para interpretarla (por ejemplo, datos del equipo o de la empresa evaluada). OpenAI no recibe datos de la cuenta de usuario (contraseña, sesión).
• Anthropic: proveedora alternativa del mismo modelo de inteligencia artificial, integrada en la plataforma y activable por configuración técnica en lugar de OpenAI. Recibe el mismo tipo de datos que OpenAI (evidencia técnica del expediente, nunca datos de la cuenta de usuario) cuando la organización opera con esa configuración.
• Google (API de Google Places): cuando está configurada, recibe la ubicación aproximada del equipo para ayudar a identificar automáticamente la empresa y su dirección durante el alta del expediente. Solo se consulta cuando la localización mediante OpenStreetMap (ver punto siguiente) no basta para identificarla con fiabilidad.
• OpenStreetMap (servicio Nominatim, operado por la OpenStreetMap Foundation): recibe la ubicación del equipo para resolver su dirección de forma automática; es la fuente de localización principal y no requiere registro ni clave de acceso.
• Vercel: aloja y ejecuta la aplicación web de Adaptio — es la infraestructura sobre la que corre el código de la plataforma.

No se comparte información con ningún otro encargado ni tercero salvo obligación legal. En el momento de redactar este documento no hay ningún procesador de pagos integrado en la plataforma.

7. Derechos del interesado

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición y limitación del tratamiento escribiendo a hola@adaptio.eu, indicando el derecho que quieres ejercer y la organización con la que trabajas en Adaptio. También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si consideras que el tratamiento de tus datos no se ajusta a la normativa vigente.

8. Transferencias internacionales

Supabase permite seleccionar la región de alojamiento de la infraestructura, y Adaptio Systems S.L. prioriza la Unión Europea para dicho alojamiento.

Sin embargo, otros encargados del tratamiento indicados en el apartado anterior — OpenAI, Anthropic, Google y Vercel — son empresas con sede en Estados Unidos, por lo que el tratamiento que realizan (análisis de evidencias por IA, resolución de ubicación y alojamiento de la aplicación, respectivamente) puede implicar una transferencia de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Estas transferencias deben contar con una garantía válida conforme al RGPD, como las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea u otro mecanismo equivalente.

9. Seguridad

Adaptio es una plataforma multi-tenant en la que los datos de cada organización se aíslan mediante políticas de seguridad a nivel de fila (Row Level Security) en la base de datos, de forma que una organización nunca puede acceder a los expedientes de otra. Toda comunicación entre el navegador y la plataforma viaja cifrada en tránsito (TLS), y el acceso a los datos está controlado por roles de usuario dentro de cada organización.